Цель работы ЦОО: быстрое и качественное предоставление услуг учебно-образовательного процесса по принципу «одного окна» обучающемуся.
Принципы деятельности ЦОО: студентоориентированность; стандартизация услуг; объективность в решении вопросов; конфиденциальность полученной информации
Основные задачи ЦОО:
- Централизация оформления личных дел обучающихся;
- надлежащее хранение личных дел обучающихся;
- персональный и статистический учет всех категорий обучающихся по установленным формам;
- регистрация и хранение приказов на обучающихся;
- предоставление услуг обучающимся;
- выдача документов строгой отчетности;
- регистрация и снятия с воинского учета.
Основные функции ЦОО:
- Ведение личных дел обучающихся по всем уровням образования.
- Прием заявлений от обучающихся по всем уровням образования:
- заявление на предоставление/выхода с академического отпуска;
- заявление на перевод в другой вуз, с одной формы обучения на другую, с одной специальности на другую, с одного языка обучения на другой;
- заявление на восстановление в университет;
- заявление на отчисление;
- заявление на смену фамилии (имя, отчество);
- заявление на повторный курс обучения;
- заявление на ежемесячную оплату для отдельных категорий лиц;
- заявление на возврат денег;
- заявление на Президентскую стипендию;
- заявление на академическую мобильность
- Оформление и выдача по всем уровням образования:
- договора/дополнительного соглашения оказания образовательных услуг для вновь прибывших или восстановленных обучающихся;
- справок обучающимся для СОБЕСов, банков, финцентров и др.учреждений;
- транскриптов;
- документов строгой отчетности (аттестаты, дипломы, дубликаты дипломов);
- приложений к дипломам;
- копий документов, имеющихся в личном деле обучающегося.
- Подготовка по всем уровням образования:
- приказа по движению обучающихся;
- приказа на питание студентов-сирот в начале учебного года;
- приказа по начислению компенсации по льготному проезду;
- приказа на Президентскую стипендию;
- приказа на высвободившиеся образовательные гранты по итогам летней и зимней экзаменационных сессий;
- приказа на академическую мобильность.
- писем-запросов личных дел обучающихся;
- документов для участия студентов в конкурсе на освободившиеся места по гранту и своевременное представление документов в МОН РК;
- ежемесячной отчетности по личному составу обучающихся для предоставления в соответствующие отделы;
- ежегодного статистического отчета 3-НК, 1-К;
- ежегодного отчета о движении бланков строгой отчетности;
- ежемесячного отчета по движению контингента студентов, обучающихся по государственному образовательному гранту;
- Представление:
- на Ученый совет университета документы обучающихся, участвующих в конкурсе на освободившиеся образовательные гранты;
- на Ученый совет университета документы студентов, участвующих в конкурсе на Президентскую стипендию;
- заявки на бланки строгой отчетности (дипломы и академические справки) в МОН РК.
- Работа в автоматизированных системах университета:
- занесение и регистрация приказов по движению обучающихся;
- внесение данных в личные дела обучающихся;
- распечатка приложений к диплому;
- формирование различных отчетов по контингенту обучающихся.
- Воинский учет:
- постановка на воинский учет;
- снятия с воинского учета;
- выдачи справки «Приложение №3»;
- предоставление отчета в Департамент обороны и во 2-й отдел.
